الفرق بين هيكل توزيع العمل (وبس) وهيكل توزيع الموارد (ربس) الفرق بين
هيكل تقسيم العمل هو إنجاز مهم لأي مشروع. من خلال هيكل تجزئة العمل، مدير المشروع في وضع جيد لتصنيف العمل الذي يحتاج الفريق لإنجازه في أقسام صغيرة يمكن إدارتها بسهولة في حين يعتبر ربس جزءا هاما من الكفاءة عندما يتعلق الأمر بإدارة المشروع. من خلال ربس، مدير المشروع قادر على تجميع قائمة من الموارد اللازمة لإنجاز مهمة معينة في الترتيب الهرمي.
ما الذي يجعل ربس مختلفا عن وبس
وبس هو تمثيل مرئي لكامل نطاق العمل الذي يتعين القيام به، مقسم إلى شرائح أصغر يمكن لكل عضو من أعضاء فريق المشروع فهمها. ويرجع ذلك إلى أنه، مع كل مستوى من مستويات الإنجاز، توجد تعاريف وتفاصيل ذات صلة بتلك المرحلة. على العكس من ذلك، يمكن تقسيم ربس إلى الموارد الجغرافية أو الموارد التنظيمية. بعض الأدوات الأخرى اللازمة ل ربس السليم والفعال تشمل تقدير الموارد، وتقويم الموارد، وقوائم الأنشطة.
السبب في ذلك هو أنه عندما كنت تدير أي مشروع، سيكون لديك للعمل مع مكونات المشروع المختلفة وموارد المشروع من أجل استكمال المشروع. ومن الأمثلة الجيدة على ذلك أعضاء فريق المشروع.
يجب التأكد من أنها منتجة واستراتيجية تستعد خلال حياة المشروع الذي تقوم به.
الآن، في حال كنت تخطط للخروج مع وبس كفاءة، وفيما يلي بعض من المبادئ التوجيهية الهامة التي سوف تساعدك على رؤية هذا من خلال:
- 3>>- المشروع / التسليم النهائي هو دائما في المستوى الأعلى
- ليس لديك دائما لتحديد جميع العناصر في نفس المستوى
- مجموعات العمل يجب أن لا يستغرق أكثر من 10
- يجب أن تكون كل مجموعة عمل مستقلة
- يجب ألا يكون هناك ازدواجية في مجموعات العمل من خلال الهيكل
فيما يلي تمثيل بسيط لجزء من هيكل تجزئة العمل لبناء منزل:
مبنى
مؤسسة المؤسسة
الداخلية 24٪ 45٪ 30٪
الميزانية $ 50، 000 $ 86، 000 $ 72، 000
يظهر أجزاء مختلفة من المشروع أن وتنفذ المزيد من المعلومات عن الميزانية اللازمة لها، ومستوى الإنجاز.
و وبس، لذلك، هو خريطة / مخطط لمشروع معين. والمشروع الرئيسي هو مفتاح التسليم في هيكل تجزئة العمل، ومن هناك، يتم تقسيمه إلى فئات فرعية أصغر، ولكل منها تفاصيل عن كيفية تسليمها.
على الجانب الآخر، والحديث عن ربس، يجب أن تعرف أنه يعمل باستخدام بعض الأدوات الهامة. يتم توجيه مديري المشاريع إلى استخدام أو تنفيذ ربس كفاءة باستخدام هذه الأدوات. وهذه هي كما يلي:
- قائمة الأنشطة
هذه قائمة بجميع الأنشطة التي تعتبر أساسية لإنجاز المشروع. مدير المشروع لا تحتاج فقط إلى قائمة، فإنها تحتاج إلى الحصول على أكبر قدر ممكن من المعلومات كما يمكن تصور حول هذه القوائم أيضا. وستشمل هذه المعلومات أيضا الموارد التي تستهلكها الأنشطة المذكورة.
- تقدير الموارد
لكي يتم إنجاز كل نشاط بطريقة منتجة وفعالة وأهم من حيث التكلفة، يجب على مدير المشروع تقدير حجم ونوع وتنوع الموارد المطلوبة.
إذا كانت هذه التقديرات منحرفة، قد يكون من المستحيل تحقيق أهداف المشروع، أو ككل، قد يفشل المشروع.
- تقويم الموارد
تقويم الموارد يتعلق بتوافر الموارد بمرور الوقت. وسيحتاج مدير المشروع إلى قائمة بجميع الموارد اللازمة لإنجاز المشروع.
يجب أيضا أن تدرج هذه الموارد على أساس توافرها على المدى الطويل. هذه المعلومات مهمة لمدير المشروع للتأكد مما إذا كانت الموارد اللازمة ستكون متاحة خلال فترة زمنية محددة، وبالتالي فإن المشروع لا يتوقف.
في الوقت الحالي، أصبح ربس أكثر وأكثر أهمية، مع برنامج إدارة المشاريع دمجها في هيكلها. إذا كنت تستخدم أي برنامج إدارة المشروع، يمكنك تسجيل الدخول والتحقق من توافر الموارد التي تحتاج إليها، والأهم من ذلك كيف يتم تصنيفها.
وهذا يساعد عموما المنظمة بمعنى أن مديري المشاريع قادرون على عرض الكثير من التفاصيل من قاعدة بيانات بسيطة، عن جميع الموارد المستخدمة.
أهمية هيكل تجزئة العمل مقابل تركيز ربس
هناك العديد من الفوائد الرئيسية التي يمكن أن يستمدها مدير المشروع وفريق المشروع من هيكل تجزئة العمل، بخلاف تنظيم وتحديد العمل المطلوب لإنجاز المشروع. ومن خلال هيكل تجزئة العمل، من الأسهل تخصيص ميزانية من المستويات العليا للهيكل. وبمجرد الانتهاء من ذلك، يمكن هيكلة ميزانيات كل قسم على أساس توزيع هيكل تجزئة العمل.
عادة ما تقدم تقديرات التكاليف والوقت لكل قسم من أقسام هيكل العمل. من خلال القيام بذلك، فمن الأسهل لوضع جدول زمني والميزانية المناسبة للمشروع بأكمله.
من خلال نظام تجزئة العمل، فمن الأسهل أيضا تتبع أداء قطاعات المشاريع الفردية. مدير المشروع في وضع جيد ليقول تكلفة أداء المشروع، وتحديد مجالات المشكلة والأهم من ذلك القضايا الرئيسية في تنظيم المشروع. وعلى العكس من ذلك، فإن التركيز على قائمة هرمية للموارد هو أمر أساسي.تحتاج إلى سرد كافة الموارد، سواء كانت كبيرة أو حتى لو كان لك، فإنها تبدو زائدة عن الحاجة. وسيحتاج كل مستوى من مستويات المشروع إلى عدد معين من الموارد. يجب أن يتم سردها وفقا لأهميتها نحو الانتهاء من كل مستوى، وأخيرا استكمال المشروع بأكمله.
ثم تنقسم الموارد المدرجة إلى فئات أصغر من نوع الموارد المتاحة لها، لمساعدة مدير المشروع في التصنيف. وسوف يمضي التصنيف بالفعل إلى مجموعات فرعية مختلفة إلى أن يتم تجميع كل نوع من أنواع الموارد في كيانات مفردة يسهل تحديدها وإدارتها.
فوائد وبس مقابل ربس
واحدة من فوائد هيكل تجزئة العمل هي أنه يساعد مدير المشروع في تحديد أي مخاطر محتملة قد يكون للمشروع. وفي حالة وجود أي فرع من فروع المشروع لم يتم تعريفه بوضوح، يصبح مجالا للمخاطر يجب معالجته. ومن المفترض أن يتم تتبع هذه المخاطر بشكل صحيح، كما يتم استعراض دقيق مع استمرار المشروع.
في حالة أن المشروع يبدو وكأنه يتخلف عن الجدول الزمني، فإنه من الأسهل على مدير المشروع أن يشير إلى وبس وتحديد المناطق التي تكافح، واتخاذ القرار المناسب لتحويل الأمور حولها. وعلى النقيض من ذلك، فإن الفائدة المباشرة للمصرف، وخاصة تقسيم الموارد إلى مجموعات فرعية هي تسهيل عمل مراكز الإدارة. يصبح الإشراف أسهل بكثير ويتم حفظ الكثير من الوقت في هذه العملية.
المشرفون قادرون على تتبع كل مجموعة موارد أثناء المضي قدما في المشروع. ومن الأسهل الإسراع بمستويات معينة من المشروع دون الاعتماد على الآخرين، بعد تقسيم الموارد المناسبة لإنجازها. لذلك، يمكن بسهولة أن تكتمل بعض المشاريع قبل الموعد النهائي المحدد، وخاصة إذا كان الانتهاء من مستويات مختلفة من المشروع لا تعتمد على بعضها البعض.
مع خطة ربس جيدة في مكانها، فإن الإدارة هي أيضا في وضع جيد للحصول على صورة جيدة من إجمالي عدد الموارد المتاحة لكل من الفرق المشاركة. وباستثناء فهم الموارد المتاحة، فإنها قادرة أيضا على إدارة كيفية استخدام الموارد.
مقارنة المعلومات الواردة أعلاه، من المستحسن تعيين ألوان لمختلف النواتج الفرعية في هيكل تجزئة العمل. هذا مهم للحصول على خريطة الحرارة من التقدم المحرز في المشروع بأكمله. كما سيجعل من السهل الحصول على انتباه الإدارة على مجالات المشروع التي تكتمل وتلك التي تتخلف.
و وبس، عند التعامل معها بشكل صحيح، هو وسيلة جيدة لتعزيز إنتاجية الفرق العاملة على المشروع، ومشاهدة الانتهاء من المشروع في الوقت المحدد. مدير المشروع قادر على تحديد المهارات اللازمة لتمكينهم من إكمال المشروع في الوقت المناسب ولكن عندما يتعلق الأمر ربس، يجب علينا أن نفهم أنواع منه. النوع التقليدي من ربس هو ربس التنظيمية. وعادة ما تساعد النظم التنظيمية الهرمية التي تم إنشاؤها بالفعل على إنشاء هذا ربس. وعادة ما توزع الموارد في ربس التنظيمي بناء على احتياجات كل إدارة تنظيمية ومجموعة العمل.هذه هي الفئات التي تم تعريفها وتحديدها من قبل المنظمة.
الجغرافية ربس هو في معظم الحالات غير تقليدية. ويتمثل الشاغل الرئيسي للمكتب الجغرافي في توزيع و / أو موقع الموارد المعنية، وكيفية توزيعها في مواقع مختلفة، تبعا لاحتياجات المنظمة.
الملخص
في الختام، فإن كل من و وبس و ربس هي مفتاح النجاح في إنجاز المشروع، وكفاءة فرق المشروع ذات الصلة. وفيما يلي النقاط الرئيسية التي تحدد أي من الهياكل.
