الفرق بين إيوي و رفب الفرق بين

هناك عدد من القرارات التي تتخذها المنظمة لها آثار تتعلق بالشراء يمكن أن تؤثر بشكل كبير على التكلفة الإجمالية لاتخاذ قرار معين. ويشمل التوريد عمليات من قبيل اختيار البائع، وتحديد شروط الدفع، والتدقيق الاستراتيجي، والتفاوض على العقود، وشراء الخدمات والبضائع. ويرتبط ذلك بشراء أو الحصول على جميع الخدمات والسلع الهامة للمنظمة.

في القطاع الخاص، تعتبر عملية الشراء وظيفة على المستوى الاستراتيجي تساعد في تحسين ربحية الأعمال. ليس فقط أنها تبسيط العمليات وتقليل السعر الإجمالي للمواد الخام، ولكنه يسمح أيضا للمنظمات لتحديد أفضل مصادر التوريد. الكل في الكل، فإنه من المفيد في ضمان سلاسة تشغيل الخط السفلي.

في القطاع العام، المسؤولون التنفيذيون رفيعو المستوى هم المسؤولون عن الحد من النتيجة النهائية. ولا يقوم سوى عدد قليل من الموظفين بإدارة وظيفة الشراء، الأمر الذي يزيد من احتمالات الفساد في هذا القطاع. هذا هو السبب في أن هناك حاجة لزيادة الناتج الإجمالي للأعمال التجارية. وعلى سبيل المثال، يمكن تدريب الموظفين من أجل تعزيز كفاءتهم وتحسين نوعية خدمتهم، مما يمكن من تحسين الناتج.

مع مرور الوقت، تم إدخال عدد من المصطلحات حول استشارات العطاءات، والمقترحات، والإدارة الكبيرة، بما في ذلك عدد من المختصرات المرتبطة بالمشتريات. ليس العديد من الشركات على بينة من هذه الشروط، ولكن كونه رجل أعمال أو صاحب الأعمال التجارية الصغيرة، إذا كنت ترغب في إدارة فعالة للمشتري استعداد للشراء، فمن المهم أن تعرف أغراضها. ومن الأمثلة على ذلك طلب المعلومات (طلب الحصول على المعلومات)، إيوي (التعبير عن الاهتمام)، طلب تقديم العروض (رفب)، طلب الحصول على العروض (رفت)، وطلب طلب عرض الأسعار (رفق). كل واحد من هذه الشروط يخدم غرض خاص في وظيفة الشراء.

- 3>>

تعتبر إيوي و رفب المصطلحات الأكثر استخداما في وظيفة الشراء، ولكل منهما دور محدد في تبسيط العملية برمتها. العديد من الأفراد يخلط بين هذه الشروط أثناء تنفيذ العمليات. من أجل الحصول على فكرة أفضل عن الكيفية التي تختلف بها، من المهم معرفة ما تعنيه هذه المصطلحات.

إيوي (التعبير عن الاهتمام)

التعبير عن الاهتمام (إيوي)، المعروف أيضا باسم تسجيل الفائدة (روي)، له وظيفة مماثلة لطلب المعلومات (رفي). وهي تستخدم كعملية فرز في المراحل الأولى من عملية الشراء من أجل إنشاء طلب رسمي وأكثر تحديدا للمناقصة أو طلب إعادة التأهيل (مرحلة لاحقة في وظيفة الشراء). عندما تقوم الشركة بإصدار إيوي، فإنه من المطلوب تقدير قدرة السوق على توفير أو جمع المزيد من المعلومات قبل الانتقال إلى رفت.ومن غير المرجح أن تقوم الشركة التي تقوم بعملية شراء بتعيين مقاول عن طريق إيوي. ولكي يحدث ذلك، يجب أن تتقدم العملية حتى تصل إلى رفت.

إيوي هو نوع من المناقصات المفتوحة التي تمكن أي شركة أن تتقدم. ويؤدي ذلك إلى نشوء منافسة شرسة ويوفر فائدة السماح للموردين الجدد والمحتملين بتأمين عملهم. ومع ذلك، في عقود البناء، يتم انتقادها إلى حد كبير لجذب الموردين التي ليست مناسبة للعقد، مما يؤدي إلى إضاعة الوقت والمال والجهد.

ويطلب ذلك أن تتضمن إيوي وصفا للهيئة المتعاقدة ووصف العقد (مثل الميزانية والمقياس) ونوع العقد ومسار التوريد والشروط والأحكام وعنوان التسليم والموعد النهائي وتفاصيل أخرى (بما في ذلك معلومات الاتصال، ووصف المنظمة، والقدرات التقنية والخبرة ذات الصلة، وتوافر الموظفين وخبرتهم، وما إلى ذلك)

طلب تقديم العروض

من ناحية أخرى، طلب تقديم العروض، المعروف أيضا باسم طلب العرض (رفو)، هي وثيقة يمكن تعديلها بسهولة. وهي تستخدم في الغالب عندما يبحث المشتري عن استجابة قائمة على الحلول للوفاء بمتطلباته وفي الحالات التي تكون فيها العوامل الأخرى (باستثناء السعر) أساسية لتقييم كل عرض. كما أنها تستخدم في الحالات التي لا تتوفر فيها حلول أو مواصفات واضحة، وتبحث إدارة المشتريات عن عدد من الابتكارات والخيارات. هذه الأدوات أكثر مرونة من رفت (التي عادة ما يكون لها حلول أو مواصفات محددة جيدا). يستخدم طلب تقديم العروض بشكل رئيسي في الخدمات المهنية حيث لا يمكن تعريف الحل بسهولة.

يحتوي طلب تقديم العروض على معلومات أساسية عن المنظمة وخط عملها. ويتكون الطلب من مواصفات تفسر الحلول التي تسعى المنظمة. وعلاوة على ذلك، فإنه يشمل أيضا معايير التقييم لكيفية تصنيف المقترحات، وبيان العمل الذي يصف المهام التي يتعين أن يؤديها مقدم العرض الذي يفوز بالعقد، والإطار الزمني لإنهاء المشروع.

عادة ما يتم إنشاء طلب تقديم العروض بسبب الطبيعة المعقدة للمشروع. يمكن للشركات الاستفادة من مختلف مقدمي العروض عند البحث عن حل متكامل تماما من عدد من الموردين. على سبيل المثال، إذا كانت الشركة تخطط لتحويل أعمالها من بيئة ورقية إلى بيئة قائمة على الكمبيوتر، فقد تطلب اقتراحا للبرامج والأجهزة بالإضافة إلى التدريب المطلوب لتركيب ودمج أنظمة جديدة في الأعمال التجارية.

في القطاع العام، يجوز للهيئات إصدار طلب تقديم العروض من أجل خلق منافسة مفتوحة من أجل خفض تكلفة الحل. ومع ذلك، تجدر الإشارة إلى أن طلب تقديم العروض الأقرب إلى المواصفات قد لا يكون بالضرورة أقل سعر. عند قبول مقترح، يجب على الشركات إجراء تحليل منافع التكلفة للتأكد من أن التكلفة لا تزن الفوائد.

الاختلافات

فيما يلي بعض الاختلافات بين إيوي و رفب:

• مستويات مختلفة من المشتريات

غالبا ما يتم تنفيذ إيوي على المستوى الأولي من المشتريات.ويمكن الإفراج عنه في الحالات التي يكون فيها المشتري مشتقا على المدخلات الصناعية من أجل تحديد المتطلبات التي قد تذهب في نهاية المطاف في السوق في مراحل لاحقة. وكما سبق مناقشته، فإن طلب تقديم العروض هو عادة الخطوة التالية؛ حيث يسعى المشتري إلى اتباع نهج قائمة على الحلول لتقديم المنتجات أو الخدمات.

• مراحل إيوي و رفب

عادة ما يكون لدى إيوي مراحل متعددة. يتم استخدامه لقائمة مختصرة البائعين المحتملين أو الموردين قبل السعي للحصول على عطاءات شاملة من مقدمي العروض التي يتم اختيارها في القائمة المختصرة. على العكس من ذلك، يمكن أن يكون طلب تقديم العروض إما مرحلة واحدة أو يمكن أن يكون له مراحل متعددة.

• متى يتم استخدام إيوي و رفب؟

يتم استخدام إيوي في الحالات التي تكون فيها المعلومات المطلوبة (من مقدمي العطاءات) محددة، ولكن ليس هناك ما يضمن ما إذا كان المورد سيكون قادرا على تقديم الخدمات والبضائع وفقا للمتطلبات. وعلاوة على ذلك، في حالات إيوي، ليس لدى المشترين معلومات كافية لإعداد طلب مفصل. من ناحية أخرى، يتم استخدام طلب تقديم العروض في الحالات التي يتم فيها تحديد المتطلبات بشكل صحيح، ولكن الشركة تبحث عن حل مرن أو مبتكر. وبعبارة أخرى، يبحث المشتري عن تقديم حلول موجهة لتلبية المتطلبات.

من المهم جدا أن تكون على بينة من مستويات مختلفة من عمليات الشراء من أجل اتخاذ قرارات فعالة من خلال التدفق المنهجي للمعلومات. وجود فهم واضح لهذه الشروط ولماذا يتم استخدامها في عملية تمكن الشركة لتبسيط عملياتها والحصول على نظرة أعمق في وظيفة المشتريات بأكملها.